Assistant de Gestion Administrative et Financière - Cirdoc-Ioc H/F - 34

Le CIRDOC - Institut occitan de cultura est l'établissement public de coopération culturelle à vocation nationale et internationale chargé de la sauvegarde, de la connaissance et de la promotion de la culture occitane, il est composé de 9 personnes publiques membres au sein de son conseil d'administration.
L'établissement dispose de deux sites géographiques, un sur Béziers (34 - siège social), l'autre sur Pau (64 - site délégué) où se répartissent 17 agents, répartis au sein de 4 pôles de compétences : direction et services généraux, publics et coopération, patrimoine et savoir, innovation et outils de diffusion.

En lien étroit avec l'équipe de direction, l'agent assure des fonctions polyvalentes de secrétariat, de gestion administrative, et de suivi financier.
Il/elle participe au bon fonctionnement administratif de l'établissement, contribue à la gestion des dossiers transversaux (comptabilité, ressources, subventions) et facilite la coordination des activités entre les différents pôles.

Activités principales
1. Gestion administrative
Suivi de dossiers administratifs transversaux (ex : commandes, conventions, subventions)
Appui à l'organisation de réunions et instances (ex : préparation de conseils d'administration)
Participation à l'élaboration de tableaux de bord, de rapports ou de bilans
Suivi des prêts et de l'inventaire des équipements ou des collections
Mise à jour du fichier de contacts et suivi du guichet de demandes à distance

2. Gestion financière
Appui à l'élaboration des plans de financement et suivi des subventions
Suivi des marchés publics en lien avec les projets subventionnés
Appui à la rédaction des bilans administratifs et financiers
Suivi comptable : vérification, saisie et classement des pièces
Participation à l'exécution budgétaire (engagements, mandats, régies, recettes)

3. Secrétariat et appui à la direction
Gestion de l'agenda, organisation des rendez-vous et des déplacements
Rédaction de courriers, notes, comptes rendus et mise en forme de documents
Accueil physique et téléphonique
Suivi du courrier (réception, tri, diffusion, classement)
Organisation et mise à jour de l'archivage administratif