Assistante de Direction - Ccas Villeneuve les Beziers H/F - 34

Sous l'autorité directe du Directeur Général, l'Assistant(e) de Direction a en charge la gestion des affaires courantes liées aux fonctions. Il/Elle conduit la gestion administrative et matérielle de l'activité du Maire/Président du CCAS et du Directeur Général. Il/Elle leurs apporte une aide permanente en terme d'organisation personnelle, d'organisation de réunions, de communication, d'information, d'accueil, de suivi du courrier parapheurs, d'organisations des déplacements, d'élaboration de dossiers de travail. Pour mener à bien ces missions, elle sollicite régulièrement l'ensemble des services, les élus et les partenaires extérieurs.
Il/Elle assure le lien et la transmission des infos entre le Maire/Président du CCAS et Ie Directeur Général. Il/Elle établit une relation de confiance avec l'autorité territoriale, le DG et les élus. Il/Elle est le porte-parole des décisions de l'autorité territoriale et du Directeur
Général.

- Interlocuteur privilégié pour toute demande à l'attention du Maire/Président du CCAS et du Directeur Général,
- Gérer les agendas partagés du Maire/Président du CCAS et du Directeur Général,
- Gérer et suivre des courriers et mails adressés au Maire/Président du CCAS et au Directeur Général,
- Préparer, gérer et suivre divers dossiers,
- Rappeler des informations importantes et transmettre les messages,
- Traiter différentes demandes à relayer dans les services ou auprès des autre élus,
- Centraliser et diffuser l'information en interne,
- Elaborer le planning d'occupation des salles par les associations,
- Participer à l'élaboration du bulletin municipal,
- Diffuser l,informations sur l'application lLLlwAP de la commune,
- Suivre la planification de toutes les manifestations de la commune (fêtes, réunions de quartier, festivals...),
- Préparer les supports de réunion,
- Mettre en place et suivre les réunions, rédaction des convocations et des ordres du jour et mise en forme et diffusion des comptes rendus,
- Rédiger les courriers et mettre en forme des courriers de l'Autorité Territorial et du Directeur Général, invitations, mailing, rapports, prise de note,
- Organiser, classer et archiver les documents de la Direction Générale.