Assistant de Site H/F - 34

Chez Genvia, notre mission est d'accompagner les organisations internationales et l'industrie dans la transition énergétique, afin de leur permettre d'atteindre les objectifs de décarbonisation et de Net-Zéro à l'échelle mondiale.

Nous sommes convaincus que l'hydrogène décarboné est une solution pérenne et vertueuse pour notre planète, notre quotidien et pour les prochaines générations. Au-delà de la vision, c'est bien la capacité de réalisation qui compte. C'est pourquoi nous recrutons des talents, à tout poste, qui adhèrent à cette vision et contribuent à la réussite de ce projet.

Si vous aussi, vous souhaitez vous engager dans un projet :

innovant et qui a du sens,
qui permet d'apporter des réponses à la transition énergétique grâce à l'hydrogène décarboné,
au sein d'une équipe bienveillante autant que performante, qui partage au quotidien un objectif commun,
Alors rejoignez-nous !

A propos de Genvia

Joint-venture créée en 2021 de Schlumberger, du CEA, de Vinci Construction, de Vicat et de l'AREC, nous développons et fabriquons des électrolyseurs haute température pour la production d'hydrogène décarboné et abordable, le stockage d'énergie et les applications de carburant à grande échelle.

Sous la responsabilité de l'assistant de Direction, l'assistant(e) de site assure le support administratif, logistique et organisationnel du site.

Il/elle est l'interface entre la direction, les équipes opérationnelles, les services supports et les partenaires externes, afin de garantir la fluidité de l'information et la bonne organisation du site.

Il/elle assiste le Chef de site pour optimiser la gestion de son activité (gestion des plannings, déplacements, réunions, accueil, notes de frais, etc.).

MISSIONS :

· Activités principales (par ordre de priorité)

1. Coordination et gestion des accès

· Gérer les demandes d'accès au site (SLB, CEA, Genvia) pour les nouveaux arrivants, visiteurs internes et externes.

· Assurer la coordination avec les services du site hébergeur.

2. Organisation logistique et administrative

· Organiser les réunions, séminaires, événements internes et visites (plateaux repas, réservations de salles, transports, hôtels, etc.).

· Préparer la logistique pour les déplacements professionnels via la plateforme de réservation.

· Assurer la gestion du courrier, des commandes de fournitures, consommables et vérifier les livraisons.

· Participer à l'accueil des visiteurs et VIP (préparation des badges, EPI, cafés/thés, etc.).

3. Support au Chef de site et à la direction

· Gérer les agendas, déplacements, notes de frais et dossiers du Chef de site.

· Préparer et organiser la documentation nécessaire pour les réunions, rapports et supports de communication.

· Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus.

· Assurer le suivi administratif et la mise à jour des documents (archivage, classement, numérisation).

4. Communication et coordination interne

· Centraliser et diffuser les informations internes et externes, parfois confidentielles.

· Gérer les boîtes mails génériques ("Assistants", "Genvia Info", "Egencia", "Orange").

· Tenir à jour le calendrier des activités du site ("Activity Calendar").

· Rédiger des procédures, instructions et modes opératoires pour le transfert de connaissances.

5. Soutien aux projets et événements

· Participer à l'organisation d'événements internes : séminaires, audits techniques, revues de management, événements partenaires (Eden, éducation, industrie...).

· Contribuer à la rédaction et à la mise en forme de documents internes (procédures, voeux de nouvel an, bases de contacts Comex, etc.).

· Appuyer le Chef de site dans les projets ponctuels (communication, affichage, assistance administrative).

PROFIL :

o Savoir-Faire

· Expérience confirmée de 3 à 5 ans en assistanat ou coordination administrative

· Maîtrise du français et anglais niveau B1/B2 minimum (notamment à l'oral, pour communication avec interlocuteurs étrangers : VIP, partenaires, auditeurs...).

· Excellente maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs :

· Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint, Forms, Power BI)

· Outils internes et ERP (Egencia, Lyreco, Apps de site...)

· Canva, gestion de cartes de visite (papier / virtuelles)

· Connaissance des méthodes de classement, d'archivage et des normes rédactionnelles.

· Aisance dans la coordination logistique et la gestion de l'information

o Savoir-Être

· Compétences comportementales

· Excellent sens relationnel et du service

· Dynamisme, polyvalence et adaptabilité

· Capacité d'anticipation et de résolution de problèmes

· Rigueur, fiabilité et sens de l'organisation

· Discrétion et respect de la confidentialité

· Esprit d'équipe et diplomatie

· Attitude professionnelle, positive et souriante