Agent d'Accueil et de Gestion des Affaires Générales - St Genies de Fontedit H/F - Communes

OBJECTIF PRINCIPAL DU POSTE :
- Accueille, oriente, renseigne le public. Représente l'image de la collectivité.
- Gestion administrative du CCAS
DESCRIPTION DU POSTE :
Service : Administratif
Catégorie : C
Cadre d'emplois : Administratif
Temps de travail : 35 H

RAPPORTS HIERARCHIQUES :
- Le Maire et les élus
- La Secrétaire Général de Mairie

MISSIONS GENERALES DU POSTE ET ACTIVITES RELATIVES AU POSTE :
Accueil
- Accueil physique et téléphonique,
- Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes,
- Orientation du public vers les services ou organismes compétents,
- Diverses tâches administratives et de secrétariat,
- Gestion des salles communales.
Etat civil
- Instruction, constitution, enregistrement et contrôle des actes d'état civil (reconnaissance, naissance, mariage, décès, changement de nom ou de prénom),
- Tenue et mise à jour des registres d'état civil,
- Réception des demandes d'actes, établissement des actes administratifs, délivrance des livrets de familles, traitement des courriers, légalisation des signatures,
- Etablissement des dossiers de mariage, gestion des auditions préalables,
- Enregistrement des PACS
- Présence à la célébration des cérémonies (parrainages civils, mariages...)
- Enregistrement des recensements militaires
- Gestion de l'archivage.
Cimetière
- Gestion du cimetière : Plan du cimetière et gestion des registres des concessions,
- Documents administratifs relatifs aux inhumations/exhumations,
- Actualisation du règlement du cimetière et veille à son respect.

Elections
- Elections (politiques - professionnelles) : inscriptions, radiations, révision des listes électorales,
- Organisation des scrutins électoraux (préparation administrative et logistique, accompagnement administratif, rédaction des procès-verbaux),
- Accompagnement administratif de la commission de contrôle
- Organisation du tirage au sort des jurés d'assises.

CCAS
- Accompagne la 1ère demande au plan administratif
- Identifie et qualifie la demande sociale et oriente vers les services ou les professionnels concernés

RAPPORTS RELATIONNELS
- Contacts directs avec la population
- Relations fréquentes avec l'ensemble des services
COMPETENCES REQUISES

Savoirs :

- Maîtrise des logiciels métiers dans le domaine de l'état civil, la législation funéraire et les élections,
- Maîtrise des outils de bureautique (word, excel, internet),
- Maîtrise des techniques de secrétariat,
- Organisation et activités des services
- Fonctionnement du standard téléphonique
- Organigramme de la collectivité
- Techniques de classement de documents
- Instances et processus de décision de la collectivité
- Cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et de la réglementation en matière d'état civil et des élections.

Savoirs - faire :

Polyvalence dans les différentes tâches administratives de la mairie.
Savoir - être :
- Discrétion professionnelle, rigueur et ponctualité
- Disponible, autonome avec l'esprit d'initiative et un grand sens du service public

Les obligations
Secret professionnel, obligation de réserve, respect et transmission des consignes

• Accueil du client
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique