Assistant Administratif Service HSE et Technique H/F - France Travail

Vous assurerez un appui administratif quotidien au service HSE et Technique dans le cadre d'un CDD remplacement longue durée. Vous contribuerez à la bonne gestion documentaire, au suivi des obligations règlementaires ainsi qu'à la coordination des actions de prévention, de sécurité, de maintenance et de conformité.

Vous serez notamment en charge de :
1. Gestion administrative du service HSE :
- Suivi des formations obligatoires (habilitations, sécurité, SST, etc.).
- Tenue à jour des documents réglementaires en collaboration avec le Technicien HSE (DUERP, registres obligatoires de sécurité.).
- Gestion des EPI : suivi des stocks, commandes, distribution et traçabilité.
- Centralisation de la documentation.
- Prises de notes et rédaction de comptes-rendus de réunions HSE et technique.

2. Appui administratif au service technique :
- Gestion des interventions de maintenance préventive et corrective (planification, suivi, relance).
- Traitement et classement des rapports techniques, devis, factures, rapports de contrôle réglementaire.
- Suivi des contrats de maintenance (prestataires, échéances, renouvellements).
- Appui dans les projets techniques (achats de matériel, demandes d'intervention, etc.).

3. Tâches administratives transversales :
- Accueil téléphonique et physique des intervenants extérieurs.
- Gestion du courrier, classement, archivage, numérisation des documents.
- Mise à jour de tableaux de bord et indicateurs HSE / techniques.

4. Tâches non-administratives transversales :
- Suivi des rondes préventives terrain
- Actions terrains possibles

Expérience :
- Expérience souhaitée d'au moins 1 an dans une fonction d'assistant(e) Administratif(ve).
Compétences :
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook, etc.)
- Rigueur, sens de l'organisation et de la confidentialité
- Autonomie et esprit d'initiative
- Bonnes capacités de communication écrite et orale
- Aisance relationnelle de travail d'équipe et de Services environnants
- Notions de bases en prévention (atout apprécié)
- Notions de bases en maitrise d'ouvrages (atout apprécié)
- Notions de bases en maintenance (atout apprécié)

Prise de poste au plus tôt - CDD d'un mois renouvelable

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Techniques de prise de notes,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la gestion administrative d'une activité,Utiliser les outils numériques,Bonne capacité rédactionnelle

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Hébergement social pour handicapés mentaux et malades mentaux

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Logiciels bureautiques
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Prise de note